Запустити проєкт з нуля — справа нелегка, і однієї класної ідеї недостатньо. Так, можливо, вона “вистрілить”, але робота в хаосі з великою ймовірністю приведе не до бажаних результатів, а до втрати часу і грошей. Як бути? Потрібно скласти чіткий план і автоматизувати процеси. Як це зробити і які інструменти використовувати, розповідаємо нижче.

Неважливо, говоримо ми про несистемний арбітраж чи більш організовані ніші, будь-який запуск проєкту потребує порядку. Нехай це буде початок роботи партнерки, створення застосунку чи стартап — усе зводиться до пунктів, про які ми говоримо у списку далі.

Ціль – це основа, ґрунт

Як би круто все не виглядало в нотатках на телефоні, якщо немає розуміння, для чого потрібен проєкт і що він дасть, починати немає сенсу. Виділи час і пропиши, чому цим варто займатися, що твій продукт чи послуга дадуть клієнтам, кому конкретно проєкт буде цікавим і чому.

У подальшому чітка ціль допоможе не лише координувати дії, а й дасть розуміння кожному учаснику команди, що має вийти в результаті спільних зусиль.

На цьому етапі доречно провести аналіз ринку, перевірити, що пропонують конкуренти і чим проєкт може вигідно відрізнятися. Можливо, ринок уже перенасичений, або, навпаки, у тебе з’явиться бачення, які послуги чи функції продукту варто додати.

З’їсти слона можна тільки по шматочках

Щоб досягти мети, її необхідно розбити на задачі. Для цього використовуй технологію SMART – це база, яку знають усі, але застосовує не кожен. Нижче – метрики, якими важливо вимірювати ефективність кожної мети:

• Specific: чого конкретно потрібно досягти і що для цього робити?
• Measurable: за якими метриками буде видно, що досягнуто потрібного результату?
• Achievable: від чого залежить досягнення мети і які ресурси для цього знадобляться? Що може стати перешкодою, а що, навпаки, допомогти?
• Relevant: чи відповідає ця мета глобальним планам компанії?
• Timed: який дедлайн виконання поставлених задач?

Скільки це буде тривати?

Замислись над масштабами, продумай, як довго триватиме проєкт і скільки грошей на нього є. Після недовгих розрахунків може виявитися, що заощаджень і кредитів на картці все ж замало, а отже — потрібен інвестор. Повір, краще підстрахуватися заздалегідь і не доводити до фінансової катастрофи.

Досвід на вагу золота

Якщо тобі вже вдавалося запускати проєкти, згадай, з якими процесами доводилося стикатися і що було добре, а що ні. Можливо, у тебе вже є список потрібних контактів чи добірка ефективних інструментів. Не знецінюй свій досвід – набиті шишки допомагають уникати безлічі проблем і іноді підкидають нестандартні ідеї.

Без людей ніяк. Зовсім

Наступний крок — визначитися, які саме спеціалісти потрібні для досягнення бажаного результату. Продумай одразу, хто очолить команду і буде з тобою на прямому зв’язку. Можливо, знадобиться менеджер, який допоможе оцінити ризики та розподілити обов’язки між учасниками.

Проєкти люблять рахунок

Розпиши, на які показники ти плануєш орієнтуватися і які значення вони повинні мати, щоб проєкт можна було назвати успішним. Це можуть бути:

• LTV (Lifetime Value) – довічна цінність клієнта.
• CAC (Customer Acquisition Cost) – вартість залучення клієнта.
• NPS (Net Promoter Score) – індекс лояльності клієнтів.

Все залежить від напряму бізнесу.

Автор книги «Жорсткий менеджмент» Ден Кеннеді акцентує увагу на додаткових показниках, які особливо важливо знати власникам бізнесу для ефективного управління проєктами. Серед них:

• ВОЛ (вартість одного ліда): сума, витрачена на залучення потенційного клієнта.
• ВОП (вартість одного продажу): загальні витрати на залучення клієнта до моменту покупки.
• СЦУ (середня цінність угоди): допомагає оцінити успіх продажів і маркетингу. Невелике підвищення СЦУ суттєво впливає на прибуток.
• ЦК (цінність клієнта): сума всіх угод за певний період. Використовується для сегментації клієнтської бази та оптимізації маркетингу.
• ЦПК (цінність постійного клієнта): співвідносить цінність клієнта з його часткою в прибутку. Дозволяє зрозуміти, скільки варто інвестувати в залучення і утримання клієнтів.
• ДКП (доля клієнта в прибутку): показує, наскільки вигідні різні клієнти і продукти.
• ЕП (ефективність продажів): метрика успішності конверсії потенційних клієнтів у покупців.
• ЗВ/ЗП (зростання витрат/проблем): аналіз причин збільшення витрат і людських факторів.
• КЯ (контроль якості): точні метрики для оцінки якості роботи і продукції.

Окрім досягнення глобальної мети, необхідно проводити проміжну аналітику і коригувати роботу, щоб отримати бажані результати.

Куди ж без ризик-менеджменту

Якщо все занадто гладко, ти чогось не помічаєш. Запуск проєкту передбачає ризики: пропиши заздалегідь, де є ймовірність звернути не туди, і продумай рішення для таких ситуацій.

Щось можна передбачити ще на етапі планування, а на щось слід закласти додатковий час у терміни виконання завдань. Форс-мажори – це нормально, тому оцінюй ризики і не сподівайся, що все одразу буде ідеально.

Обговори можливі проблеми з командою, щоб учасники могли швидко реагувати і оперативно вирішувати їх.

Крок, який багато хто ігнорує, — створення плану дій для альтернативних сценаріїв. У ньому можна описати, що робити команді у разі збоїв у системі, затримок чи нестачі ресурсів тощо. Рекомендуємо також виділити час на SWOT-аналіз, брейншторм та оцінку сильних і слабких сторін проєкту. Ці процеси здаються не найпріоритетнішими, але насправді є необхідними.

Таски без дедлайну переносяться на ніколи

Як ми писали вище, кожне завдання має бути винесене окремо та обов’язково містити точну дату виконання. Відразу вказуй, ​​коли буде перевірка та закладай час на редагування або внесення змін. Так кожен учасник команди бачитиме список тасок і розумітиме, коли вони мають бути закриті.

Звіти та обмін інформацією

Щоб оцінювати роботу команди, розроби систему звітів, які знадобляться для аналітики. Знову ж таки, зробити це можна самостійно або за допомогою менеджера. Головне мати доступ до актуальних цифр і своєчасно на них реагувати.

Наступний етап — провести нараду чи кол з колегами, ввести їх у курс справи та презентувати план. До речі, підготувати інформацію краще не в Google Docs, а за допомогою спеціального сервісу. І саме там можна буде відстежувати статус завдань та зазначати, що втрачено.

Сервіси для планування

Notion

За останні кілька років платформа стала досить поширеною для оформлення планів та менеджменту завдань. Справа в тому, що Notion простий у використанні, інтуїтивно зрозумілий і при цьому дозволяє синхронізувати до 1000 блоків безкоштовно.

У функціонал сервісу входять:

• зручні панелі керування, щоб швидко переглядати проєкти;
• можливість тегати колег та залишати коментарі під завданнями;
• доступ з мобайла та ПК;
• синхронізація зі Slack, Google Drive та Trello;
• Notion AI для роботи у Docs.

Вартість залежить від цілей та масштабів бізнесу. Загалом для багатьох завдань достатньо і версії Free.

Jira

Інструмент дуже популярний у IT-сфері. Це пов’язано з тим, що він дозволяє створювати розширені звіти, відстежувати навантаження співробітників і фіксувати проблеми в проєктах. Досить багатофункціональний та підходить для великих компаній.

Переваги:

• планер, де передбачено календар, беклог для розстановки пріоритетності завдань, хронологія проекту та інші функції;
• немає обмежень щодо кількості користувачів;
• можливість точково призначати завдання колегам та відстежувати їх завантаження;
• доступні всі необхідні інструменти для створення звітів та аналітики;
• можна підвантажувати файли з Figma, Slack та інших програм.
• Також є 4 варіанти прайсу – можна вибрати оптимальний.

ClickUp

Ще один хороший планер, що має стандартний функціонал та інші фічі для комфортної роботи, а саме:

• редагування документів у режимі реального часу;
• все необхідне управління проєктами: від запуску продукту до створення маркетингової кампанії;
• розподіл завдань за категоріями та контроль навантаження співробітників;
• трекінг часу;
• дошки для спільної творчості та брейнштормів, що дозволяє зробити комунікацію команди більш якісною та ефективною.

Протягом двох тижнів є можливість тестувати повний функціонал, а потім переходити на платну версію, або користуватися тим, що є, але з обмеженнями.

Trello

Досить простий інструмент, який підходить як для роботи в команді, так і для індивідуального планування проєктів. Має такий функцінал:

• дошки, списки та картки для візуального управління завданнями;
• чек-листи, дедлайни, мітки та прикріплення файлів усередині кожної картки;
• командна робота: призначення завдань, коментарі, повідомлення;
• інтеграції із сервісами: Google Drive, Slack та ін.
• масштабованість: перехід на платні тарифи за потреби.
• мобільний додаток для роботи на ходу.

У безкоштовному тарифі є 10 командних дощок, 250 автоматизацій на місяць, прикріплення файлів до 10 МБ.

У плані Standard ($5/користувач): необмежені командні дошки, файли до 250 МБ. Premium ($10 /користувач) відкриває можливість створювати таймлайни, календарі, адмін-права. Також для великих організацій доступний тариф Enterprise (від 17,5 $ / користувач).

Asana

Зручний таск-менеджер для управління проектами та завданнями, що підходить для команд будь-якого розміру. У його функціоналі є такі опції:

• створення, призначення та відстеження виконання проєктів та завдань;
• різні види відображення: список, канбан-дошка, календар, таймлайн (діаграма Ганта);
• шаблони швидкого запуску проєктів;
• підзавдання та залежності: встановлення послідовності виконання;
• командна робота: обговорення, прикріплення файлів, згадки учасників;
• звіти та аналітика: моніторинг прогресу;
• інтеграції: Slack, Google Workspace, Zoom, Salesforce та ін.

Вартість використання сервісу, тариф Free: до 15 учасників, базові функції, список, дошка, календар. Premium ($10.99/користувач/міс.): таймлайн, шаблони, залежність завдань, необмежені проекти. Business ($24.99/користувач/міс.): розширена аналітика, портфелі проектів, інтеграція з CRM. Enterprise: функції для великого бізнесу, посилена безпека та підтримка.

На ринку подібних інструментів значно більше, сюди можна віднести Kissflow Project, GanttPro та ін. З такого розмаїття реально вибрати те, що підходитиме за функціоналом, масштабами команди і, звичайно, бюджетом.

Доповненням у роботі будуть корисні такі сервіси, як Slack, Google Meet або Zoom, а також хмарні сховища на кшталт Google Drive чи Dropbox.

Організовувати запуск проєкту без подібних інструментів зараз складно, тому користуйся тулзами і плануй так, щоб цілі ставали реальністю :).