Запустить проект с нуля — дело не из легких, и одной классной идеи недостаточно. Да, возможно, она выстрелит, но работа в хаосе с большой долей вероятности приведет не к желаемым результатам, а к потере времени и денег. Как быть? Нужно составить четкий план и автоматизировать процессы. Как это сделать и какие инструменты использовать, рассказываем ниже. 

Неважно, говорим мы о несистемном арбитраже или более организованных нишах, любой запуск проекта требует порядка. Пусть это будет начало работы партнерки, создание приложения или стартап — все сводится к пунктам, о которых мы говорим в списке дальше.

Цель – это база, грунт

Как бы все классно ни выглядело в заметках в телефоне, если нет понимания, для чего нужен проект и что он даст, начинать нет смысла. Выдели время и пропиши, зачем этим заниматься и что твой продукт или услуга даст клиентам, кому конкретно проект будет интересен и почему.

В дальнейшем четкая цель поможет не только координировать действия, но и даст понимание каждому участнику команды, что должно получиться в результате общих усилий. 

На этом этапе уместно провести анализ рынка, чекнуть, что предлагают конкуренты и чем проект может выгодно отличиться. Возможно, рынок уже перенасыщен или, наоборот, у тебя появится видение, какие услуги или функции продукта стоит добавить. 

Съесть слона можно только по кусочкам

Чтобы добиться цели, ее необходимо разбить на задачи. Для этого используй технологию SMART – это база, о которой знают все, но применяет далеко не каждый Ниже – метрики, которыми важно измерять эффективность каждой цели:

• Specific: чего конкретно нужно достичь и что для этого делать?
• Measurable: по каким метрикам будет видно, что получен необходимый результат?
• Achievable: от чего зависит достижение цели и какие ресурсы для этого понадобятся? Что может стать препятствием, а что, наоборот, помочь?
• Relevant: соответствует ли эта цель глобальным планам компании?
• Timed: какой дедлайн выполнения поставленных задач? 

Сколько это будет продолжаться?

Задумайся о масштабах, продумай, как долго продлится проект и сколько денег на него есть. После недолгих расчетов может оказаться, что сбережений и кредитных на карте все же маловато, а значит — нужен инвестор. Поверь, лучше подстраховаться заранее и не доводить до финансовой катастрофы. 

Опыт на вес золота 

Если тебе уже удавалось запускать проекты, вспомни, с какими процессами приходилось сталкиваться и что было хорошо, а что нет. Может быть, у тебя уже есть список нужных контактов или подборка эффективных инструментов. Не обесценивай опыт – набитые шишки помогают беречь себя от множества проблем и порой подкидывают нестандартные идеи. 

Без людей никак. Совсем 

Следующий шаг — определиться, из каких специалистов необходима команда для достижения желаемого. Продумай сразу, кто возглавит тиму и будет находиться с тобой в прямой коммуникации. Вероятно понадобится менеджер, который поможет оценить риски и распределить обязанности между ребятами. 

Проекты любят счет

Распиши, на какие показатели ты планируешь ориентироваться и какие числа там должны быть, чтобы проект можно было назвать успешным. Это могут быть: LTV (Lifetime Value), CAC (Customer Acquisition Cost), NPS (Net Promoter Score) и др., все зависит от направления бизнеса.

Автор книги «Жесткий менеджмент» Дэн Кеннеди акцентирует внимание на дополниьельных показателях, которые особенно важно знать владельцам бизнеса для того, чтобы эффективно управлять проектом. Среди них:

• СОЛ (стоимость одного лида): Сумма, потраченная на привлечение потенциального клиента.
• СОП (стоимость одной продажи): Общие затраты на привлечение клиента до покупки.
• СЦС (средняя ценность сделки): Позволяет оценить успех продаж и маркетинга. Небольшое увеличение СЦС значительно влияет на прибыль.
• ЦК (ценность клиента): Сумма всех сделок за определённый период. Используется для сегментации клиентской базы и оптимизации маркетинга.
• ЦПК (ценность постоянного клиента): Связывает ценность клиента с его долей в прибыли. Помогает понять, сколько стоит инвестировать в привлечение и удержание клиентов.
• ДКП (доля клиента в прибыли): Выявляет, насколько прибыльны разные клиенты и продукты.
• ЭП (эффективность продаж): Метрика успешности конверсии потенциальных клиентов в покупателей.
• РИ/РП (рост издержек/проблем): Анализ причин увеличения расходов и человеческих факторов.
• КК (контроль качества): Точные метрики для оценки качества работы и продукции.

Помимо достижения глобальной цели, необходимо проводить промежуточную аналитику и корректировать работу, чтобы получить желаемые цифры. 

Куда же без риск-менеджмента 

Если все слишком гладко, ты чего-то не замечаешь. Запуск проекта предполагает риски: пропиши заранее, где есть шанс свернуть не туда и продумать решение для сложившейся ситуации. Что-то можно предостеречь еще на этапе планирования, а на что-то заложить дополнительное время в сроки закрытия задач. Форс-мажоры – это нормально, так что оценивай риски и не надейся, что все сразу будет идеально. 

Проговори возможные проблемы с командой, чтобы ребята могли быстро включаться и как можно скорее их решать. 

Шаг, который многие игнорируют, – создание плана действий для альтернативных сценариев. В нем можно описать, что делать команде в случае сбоев в системе, при задержке или нехватке ресурсов и т.д. Рекомендуем также выделить время на SWOT-анализ, брейншторм и оценку сильных и слабых сторон проекта. Эти процессы кажутся не самыми приоритетными, но по факту необходимы.

Таски без дедлайна переносятся на никогда

Как мы писали выше, каждая задача должна быть вынесена по отдельности и обязательно содержать точную дату выполнения. Сразу указывай, когда будет проверка и закладывай время на правки или внесение изменений. Так каждый участник команды будет видеть список тасок и понимать, когда они должны быть закрыты. 

Отчеты и обмен информацией

Чтобы оценивать работу тимы, разработай систему отчетов, которые понадобятся для аналитики. Опять же, сделать это можно самостоятельно или с помощью менеджера. Главное — иметь доступ к актуальным цифрам и своевременно на них реагировать.

Следующий этап — провести совещание или колл с коллегами, ввести их в курс дела и презентовать план. Кстати, подготовить информацию лучше не в Google Docs, а с помощью специального инструмента. Там же можно будет отслеживать статус задач и отмечать, что упущено.

Сервисы для планирования

Notion

За последние пару лет платформа стала довольно распространенной для оформления планов и менеджмента задач. Все дело в том, что Notion прост в использовании, интуитивно понятный и при этом позволяет синхронизировать до 1000 блоков бесплатно.

В функционал сервиса входят:

• удобные панели управления, чтобы быстро просматривать проекты;
• возможность тегать коллег и оставлять комментарии под задачами;
• доступ с мобайла и ПК;
• синхронизация со Slack, Google Drive и Trello;
• Notion AI для работы в Docs. 

Стоимость зависит от целей и масштабов бизнеса. В целом, для многих задач достаточно и версии Free.

Jira

Инструмент очень популярен в IT-сфере. Это связано с тем, что он позволяет создавать расширенные отчеты, отслеживать нагрузку сотрудников и фиксировать проблемы в проектах. Достаточно многофункциональный и подходит для больших компаний.

Преимущества: 

• планер, где предусмотрены календарь, бэклог для расстановки приоритетности задач, хронология проекта и другие функции;
• нет ограничений по количеству пользователей;
• возможность точечно назначать задачи коллегам и отслеживать их загрузку;
• доступны все необходимые инструменты для создания отчетов и аналитики;
• можно подгружать файлы из Figma, Slack и других приложений. 

Также доступно 4 варианта прайса – есть из чего выбрать. 

ClickUp 

Еще один достойный планер, имеющий стандартный функционал и другие фичи для комфортной работы, а именно:

• редактирование документов в режиме реального времени;
• все необходимое для управления проектами: от запуска продукта до создания маркетинговой кампании;
• распределение задач по категориям и контроль нагрузки сотрудников;
• трекинг времени;
• доски для совместного творчества и брейнштормов, что позволяет сделать коммуникацию команды более качественной и эффективной.

В течение двух недель есть возможность тестить полный функционал, а затем либо переходить на платную версию, либо пользоваться тем, что есть, но с ограничениями. 

Trello

Достаточно простой инструмент, который подходит как для командной работы, так и для индивидуального планирования проектов. Имеет следующий функционал:

• доски, списки и карточки для визуального управления задачами;
• чек-листы, дедлайны, метки и прикрепление файлов внутри каждой карточки;
• командная работа: назначение задач, комментарии, уведомления;
• интеграции с сервисами: Google Drive, Slack и др.
• масштабируемость: переход на платные тарифы по мере необходимости.
• мобильное приложение для работы на ходу.

В бесплатном тарифе доступно 10 командных досок, 250 автоматизаций в месяц, прикрепление файлов до 10 МБ. В плане Standard ($5/пользователь): неограниченные командные доски, файлы до 250 МБ. Premium ($10/пользователь) открывает возможность создавать таймлайны, календари, админ-права. Также для крупных организаций доступен тариф Enterprise (от 17,5$/пользователь).

Asana

Удобный таск-менеджер для управления проектами и задачами, подходящий для команд любого размера. В его функционале есть такие опции:

• создание, назначение и отслеживание выполнения проектов и задач;
• разные виды отображения: список, канбан-доска, календарь, таймлайн (диаграмма Ганта);
• шаблоны для быстрого запуска проектов;
• подзадачи и зависимости: установка последовательности выполнения;
• командная работа: обсуждения, прикрепление файлов, упоминания участников;
• отчеты и аналитика: мониторинг прогресса;
• интеграции: Slack, Google Workspace, Zoom, Salesforce и др.

Стоимость использования сервиса – Free: до 15 участников, базовые функции, список, доска, календарь. Premium ($10.99/пользователь/мес.): таймлайн, шаблоны, зависимости задач, неограниченные проекты. Business ($24.99/польз./мес.): расширенная аналитика, портфели проектов, интеграции с CRM. Enterprise: функции для крупного бизнеса, усиленная безопасность и поддержка.

На рынке подобных инструментов сильно больше, сюда можно отнести Kissflow Project, GanttPro и др. Из такого разнообразия реально выбрать то, что будет подходить по функционалу, масштабам команды и, конечно, бюджету. 

В качестве дополнения в работе будут полезны такие сервисы, как Slack, Google Meet или Zoom, а также облачные хранилища вроде Google Drive или Dropbox. Организовывать запуск проекта без подобных инструментов сейчас сложно, так что пользуйся тулзами и планируй так, чтобы цели становились реальностью :).