Голова кипить від повідомлень і навіть у ванній доводиться перевіряти телефон? Ще б пак, кожен афф-менеджер знає, що таке бути на зв’язку 24/7 з байєрами та рекламодавцями. Якщо не взяти ситуацію під контроль, ефективність роботи буде знижуватися.

Здається, що правила організації робочих чатів та контактів досить прості, але недостатньо просто знати про них – важливо також їх дотримуватись. Як не зійти з розуму і водночас тримати справи під контролем, розповідаємо нижче.

Як приклад беремо Telegram-акаунти, оскільки саме цей месенджер найчастіше використовується в аффіліатці. Під час читання статті радимо одразу впроваджувати підказки, і повір, твоє життя стане значно простішим.

Використовуй окремо робочу та особисту телегу
Спосіб, який допомагає зосередитися, не губитися в чатах і TG-каналах, а також не відволікатися на душевні історії друзів. З точки зору бізнесу, ідеально, якщо робочий акаунт надає компанія. Це про безпеку та можливість залишити команді доступ до інформації у разі твого звільнення. Ти можеш перемкнутися з особистих діалогів і вести лише ділові переписки. Ще один бенефіт — під час відпустки зручно вимикати сповіщення на робочому акаунті та користуватися виключно особистим.

Сортуй чати за папками
Багато хто знає, але не всі користуються тим, що преміум-підписка в TG дозволяє розділяти діалоги. Для цього достатньо затиснути кнопку необхідного чату та вибрати «Додати до папки». Так можна розсортувати колег, партнерів, чати з керівництвом. Усього за кілька хвилин важливі контакти опиняться у структурованих списках.

Непрочитане — в окрему папку
Ще один лайфхак, що полегшує життя обізнаним affiliate-менеджерам. Все, що потрібно — перейти в Налаштування → Папки для чатів → додати Нові. Туди автоматично потраплятимуть непрочитані повідомлення. Завжди можна повернутися в цю папку і перевірити все, що потребує відповіді.

Колективні чати та канали з новинами – в архів
Важливо тримати руку на пульсі, моніторити новини та спілкуватися з колегами з галузі в чатах конф чи тематичних пабліків. Але десятки, а то й сотні сповіщень з різних джерел створюватимуть візуальний шум і відволікатимуть тебе. Тому сміливо переміщуй їх до архіву та заходь подивитися апдейти у вільний час.

Користуйся закріпленими повідомленнями
Бос, кілька топових партнерів і співробітники, з якими у тебе найбільше взаємодій заслуговують на почесний «pin» у діалогах. Безперечно, це того варте: повідомлення від керівника точно не буде пропущено, навіть якщо випадково його відкриєш — усе одно через кілька хвилин воно потрапить на очі. Для безплатноїтелеги доступно 5 закріпів, а для премки — 10. Користуйся, і точно отримаєш від колег прізвисько Флеш :).

Плануй час на відповіді заздалегідь
Якщо помічаєш за собою тенденцію занурюватись у роботу з головою і водночас ігнорувати чати, стане в пригоді планування. Кожен раз, коли пишеш to-do list на день, закладай час на розбір особистих повідомлень. 10-15 хвилин на годину для обробки нових запитів вбережуть від сорому перед байєрами, яких залишив без уваги. Якщо так сталося, що розбираєш чати вночі, користуйся відкладеною відправкою. Для цього перед надсиланням повідомлення затисни стрілку, вибери «Надіслати пізніше» та встанови час, коли меседж має бути надісланий. Так і у відповідь нічого не прилетить, і людину зайвий раз не потурбуєш.

Попереджай, що відповіси пізніше, якщо на розв’язання питання потрібен додатковий час
Люди не люблять, коли їх запит залишають без відповіді. Тому дотримуйся етикету. Не можеш одразу розв’язати проблему — напиши, що займаєшся цим питанням і скільки часу знадобиться. Так ти зарекомендуєш себе як відповідальну людину, не залишиш партнера наодинці з проблемою і не отримаєш у відповідь купу неприємних повідомлень.

Подружись з таск-менеджером
Практичне рішення на випадок, якщо прилітає завдання в телезі. У такій ситуації є сенс зафіксувати його в таск-менеджері (це може бути Notion, To Do, Trello, Asana чи платформа, якою користується твоя компанія). Якщо потрібно, до завдання можна додати інших людей і поступово займатися виконанням разом.

Для олдів, які не хочуть писати навіть замітки, можна фіксувати пріоритет завдань у блокноті. Тільки не забувай розділяти їх на процеси та діяти step by step, щоб не з’їхати з глузду від гори тасок.

Домінуй, володарюй, розділяй
Коли в чатах несеться, і ти на стресі хочеш відповісти на все одразу, складно зібратися і не випустити важливе з поля зору. Прийми для себе думку, що кількість ≠ якість, і часом розгорнута відповідь набагато краща за коротке «ок». Етика і хороший тон — ознаки приємного співрозмовника, з яким можна мати справу.

Як і таски, діалоги варто ділити на пріоритетні та непріоритетні. Відповідно, якщо це не ASAP, краще спочатку відповісти на питання, пов’язані з поточним завданням, а вже потім переходити до наступних.

Попроси колег тегати тебе
Для тих, хто працює у великому відділі, є спокуса почати флудити в переписках з іншими співробітниками. А якщо занурюєшся в таску, повідомлення починають заважати. Щоб уникнути розфокусування, зам’ють менш пріоритетні чати, а колег попроси тегати тебе у разі важливих прохань та новин. Тиша зберігає спокій і береже нерви, головне, щоб люди не забували про теги :).

Не створюй зайві чати
Цифровий мінімалізм — штука корисна. Якщо є можливість не створювати зайвих чатів і обмежитися вже наявними, так і роби. Чим чистіший простір, тим швидше вдасться знайти потрібний діалог без зайвого скролінгу.

Пропиши скрипти на часто задавані питання
З імовірністю 98% тобі кілька разів на день прилітають питання, на які доводиться давати +/- однакові відповіді. Тому тобі на допомогу прийдуть заготовки текстів, наприклад, інструкції або опис умов співпраці. Зберігай все необхідне у Google-таблицю або замітки та швидко і якісно відповідай співрозмовнику.

Використовуй статус або аватарку
У користувачів TG Premium біля імені є спеціальний значок. З одного боку, ти можеш використовувати у ньому лого компанії або будь-який вподобаний емодзі, а з іншого — встановлювати спеціальні статуси, що вказують на твоє завантаження, робочу поїздку або day off. Ще один варіант — змінювати аватарку, якщо, наприклад, їдеш на конференцію. Встановлюй відповідні дати, і твої колеги та партнери знатимуть, що в цей час швидку відповідь вони навряд чи отримають (або, навпаки, варто написати, щоб домовитися про зустріч).

Створюй аватарки для чатів, щоб впорядкувати їх
Аватар з брендингом твоєї компанії, а також лого партнера і коротка назва чату — це те, що допоможе упорядкувати їх як у твоїх папках, так і в інших учасників діалогу, твоїх партнерів. Це виглядає більш іміджево та охайно, ніж банальна стокова картинка або відсутність аватару взагалі.

Розроби брендований стикерпак
Це також класна фішка для компаній: одного разу розробивши їх з дизайнером, ти можеш довго використовувати такі стікери для швидкого обміну повідомленнями або надсилати їх, щоб почати новий діалог на конференції. До того ж, якщо стікери креативні, то вони можуть також форситися іншими чатами, привертаючи увагу до твоєї компанії. Не обов’язково бути айтішником для створення свого стікерпаку — попроси допомоги у SMM-фахівця або скористайся простою інструкцією.

Повір, прості поради, якщо їм слідувати, допоможуть тобі заслужити репутацію найзалученішого таі професійного менеджера, з яким завжди приємно мати справу. Зберігай, впроваджуй і ділися з друзями!