Хочешь работать качественнее и при этом не загибаться? Учись делегировать. Мы понимаем, как непросто передавать таски, когда считаешь, что никто не сделает лучше, чем ты. Но так ли это в реальности? Who knows, возможно. Вместе с тем внутренний перфекционист не избавит тебя от выгорания, так что давай вместе искать способ, как перестать тревожиться и начать жить.

Делегирование — это не про лень

Если тебе сложно делиться задачами с другими, то первое, что нужно сделать, это принять, что делегировать — нормально. Поверь, вряд ли бы мы знали про Traffic One, если бы Рома Чесановский до сих пор думал бы, что сам сможет закрыть абсолютно все задачи.

Делегирование – это в том числе и про масштабирование. Когда руководитель освобождает себя от операционки, чтобы заниматься стратегическим планированием и развитием бизнеса.

Поэтому и для тебя, как для сотрудника, и для компании в целом важнее, чтобы роли и функции в коллективе распределялись правильно.

Еще несколько популярных причин, по которым человек боится делегировать:

• есть мысли, что объяснять, как сделать задачу, дольше, чем ее выполнять;
• присутствует страх потерять свою незаменимость;
• появляется чувство вины за то, что у другого становится больше тасок;
• кажется, что качество работы просядет.

Как бы там ни было, опасаясь разделять ответственность, ты вредишь не только себе, но и компании.

Если ты передаешь часть своих задач, это не признак того, что теперь можно работать по 3 часа в день вместо 8. Просто теперь ты сможешь сосредоточиться на более глобальных тасках и не потерять интерес к работе.

Представь еще одну ситуацию: компания потратила несколько десятков тысяч долларов на участие в конференции. Построила огромный стенд, оплатила перелет, проживание, командировочные сотрудников. И тут сильный афф вместо того, чтобы собирать контакты, заключать сделки и выбивать более выгодные условия (что в перспективе принесет тысячи долларов прибыли), стоит и отвечает на сообщения в чатах рекламодателям.

Он толком не присутствует ни на конференции, потому что залипает в телефон. Ни в чатах, потому что шум и суматоха вокруг постоянно отвлекают. Такой подход к работе очень дорого обходится компании. Гораздо дороже, чем 3 дня работы саппорт менеджера, которому можно делегировать задачи вместо тебя, а в своем акке поставить статус: “Работаю на конфе в такие-то даты” и с головой погрузиться в нетворкинг.

Опытные руководители понимают: чтобы бизнес рос, не обойтись без команды, а делать все в одиночку нереально. Так и им проще, и задачи сотрудников расширяются, позволяя тем пробовать новое и сохранять вовлеченность. 

Как передать ответственность и не терять в результатах

1. Определись, что не требует твоего участия на 100%

Скорее всего, есть пул задач, требующих именно твоей компетентности, но наверняка есть и те, с которыми способен справиться человек с меньшим опытом. Стоит определить сильные и слабые стороны коллег, чтобы понимать, в каких моментах можно рассчитывать на их помощь, а где они еще и прокачают свои навыки за счет выполнения какой-то из твоих тасок.

Кроме того, освободившись от лишнего груза, ты покажешь команде ее ценность и продемонстрируешь свое доверие. Win-win :). 

2. Пропиши четкое ТЗ

Если ты понимаешь, что и кому хочешь делегировать, введи человека в контекст, объясни, почему ему перепала эта таска, расскажи, как будет оцениваться работа и в какие сроки она должна быть выполнена.

Например, ты как Head of affiliates можешь состоять в сотнях чатов со всеми партнерами, но ответы вместо тебя дают менеджеры. Для этого оптимально предоставить им всю необходимую информацию, советы по коммуникации, наделить компетенциями и дать понять, что ты подключаешься только в сложных кейсах.

И не нарушать это правило, постоянно включаясь в диалог. Да, менеджер может ошибаться, но лучше дать ему подсказку в лс, а не каждый раз подключаться в общем чате. 

3. Предоставь все необходимое для выполнения задачи 

Отдаешь таску — отдавай все :). Продумай, какие инструменты понадобятся человеку, чтобы справиться с выполнением. Например, платная подписка на сервис или доступ к каким-то материалам. Объясни в деталях, как и при помощи чего можно закрыть задачу. Это поможет избежать лишних обсуждений и чрезмерного количества правок.

4. Выстраивай доверительные отношения 

Даже при том, что ты передаешь задание, человек должен понимать, что у него есть возможность прийти к тебе с вопросом и не получить шквал критики.

Разумеется, у него может быть меньшая экспертиза и это нормально. В случае нюансов или каких-либо вопросов, спокойно помоги сотруднику разобраться.

5. Дыши глубоко и проявляй эмпатию 

Если человек впервые закрывает задачу, нормально, что результат неидеален или не так скор, как хотелось бы. Кроме того, у сотрудника может быть собственное видение касательно таски, но оно необязательно плохое. Доверься, давай обратную связь, если нужно, и не мешай человеку проявлять себя.

Вместе с тем не позволяй сотруднику садиться на голову и следи за тем, чтобы фидбек не превратился в выполнение задачи вместо него. Доверяй, но проверяй, как говорится.  

Важно: если ты имеешь дело с новичком, а дедлайны горят, есть смысл отказаться от делегирования одной таски и передать в работу другую. 

6. Не забывай благодарить

Людям приятно, когда их хвалят за результаты. Если человек справился с задачкой и классно себя проявил, обязательно скажи ему об этом. Скорее всего в будущем он откликнется на просьбу о помощи с большей радостью или даже самостоятельно проявит инициативу. 

На практике делегирование сложнее, чем кажется на первый взгляд. С одной стороны, можно изнемогать от выгорания, а с другой — испытывать страх, когда нужно передать задачу. 

Чтобы понять, что настало время делегировать, проведи аудит работы. Из списка тасок можно передать следующее:

• небольшие задания, не требующие твоей полной вовлеченности;
• рутину, которая выполняется вручную, – то, что нужно скопировать и вставить, настроить, подсчитать, зарегистрировать и т.д.;
• то, что отнимает много времени. Если у тебя стоит масштабная задача, подели ее на несколько меньших и часть из них передай коллегам;
• все, что вызывает крайне неприятные эмоции;
• срочные задачи, которые ты не можешь закрыть самостоятельно, не нарушив дедлайн.

Проблемы с поручением задач другим чаще всего возникают у руководителей, которые недавно были на позиции исполнителя. Но порой, чтобы расти, приходится прощаться даже с любимыми задачами и проектами. 

Подводя итог, несмотря на то, какое количество преимуществ делегирования мы перечислили в статье, хотим обратить отметить, что точно должно остаться на тебе. Это: решения о найме и увольнении, составление карьерных роадмапов для сотрудников,  подготовка правил для команды и другие вопросы, которые влияют на эффективность бизнеса. Остальное же можно передавать с чистой совестью. 

Помни: ты не можешь тащить все на себе. Если ты руковод, делись задачами с подчиненными, иначе они не будут расти, а если находишься на позиции исполнителя — не бойся просить о помощи, особенно в моменты перегруза. Согласись, лучше предотвратить проблему, чем бороться с последствиями.

Обычно внутренний рост скрывается в том, чтобы отказаться от старого и впустить в жизнь новое. Так что занимайся своим развитием и другим не мешай :).