Часто стикаєшся з тим, що на дзвінках з командою ви довго креативите, а потім розбігаєтесь, так і не втіливши ідеї в реальність? Справа погана — бездумними брейнштормами прокладена дорога в нікуди. Давай розберемося, як не проводити зустрічі ради зустрічі і справді отримувати результат від обміну ідеями з командою.

Брейншторм: що це таке і як його пережити

Термін дослівно перекладається як «мозковий штурм», власне, тут усе зрозуміло. Ви збираєтесь з командою в переговорці або на загальному дзвінку, обговорюєте всі можливі ідеї для конкретних задач, обираєте найкращі з них і потім переходите до реалізації.

На словах виглядає розумно, але на практиці команди грішать тим, що озвучують думки, ні до чого не доходять і через годину забувають, про що говорили.

На брейнштормі зазвичай збираються різні спеціалісти з різним баченням. З одного боку, це круто, тому що можна розглянути задачу з кількох боків і прийти до оптимального рішення, а з іншого — не дуже: якщо не взяти ситуацію під контроль, зустріч перетвориться на балаган, і у людей не вийде домовитися.

Щоб такого не сталося, команді варто прислухатися до порад, наведених нижче.

Однозначно потрібен модератор

У хорошому брейнштормі бере участь 5-10 осіб: їм 100% потрібен той, хто буде допомагати не втратити нитку розмови і зберігати фокус на меті зустрічі.

Модератором може бути тімлід або просто уважний учасник команди, який готовий стежити за часом і нагадувати колегам, для чого вони зібралися.

Але! Не забуваймо, що керівники іноді тягнуть ковдру на себе і намагаються вирішувати за інших. Це може зіграти злий жарт і демотивувати учасників процесу, тому краще довіритись звичайному співробітнику.

Без плану нікуди

Перед тим, як попередити колег про брейншторм, склади план, в якому буде вказано, які проблеми варто обговорити і скільки часу на це потрібно. Такий підхід дозволить зрозуміти, на скільки потрібно відволікати людей від роботи і чи є сенс організовувати зустріч. Часто буває так, що зустріч проводиться, але не несе жодного сенсу, тому що спочатку ніхто не задався питанням: «А чи варто нам взагалі збиратися?».

Багато що можна вирішити в переписці, а якщо потрібен серйозний мозковий штурм, то щоб Остапа і решту не понесло, знадобляться обмежувачі. План потрібно скинути в загальний чат перед зустріччю: учасники будуть мати уявлення про що йтиме мова і при потребі доповнять список своїми питаннями.

Використовуй матрицю брейншторму

Ні-ні, не потрібно шукати касету з фільмом і переглядати легендарний фільм. Матриця брейншторму — це особливий підхід, який передбачає:

1. Поділ одного глобального питання на кілька маленьких: наприклад, перед креативною командою стоїть завдання зробити редизайн проекту. Тім може задати собі такі питання: 1) які потреби є у ЦА; 2) чого їй не вистачає в поточному візуалі; 3) що ми можемо запропонувати, щоб картинка виглядала приємніше для ока і сучасніше; 4) які тренди в дизайні ми упустили до цього тощо;
2. Вибір ресурсів або засобів для вирішення завдань: на цьому етапі слід визначити, що можна використовувати для досягнення поставлених цілей. Наприклад: 1) технології, програми та соцмережі; 2) нові люди і фотосесії; 3) інші локації; 4) інформація і заохочення тощо;
3. Створення матриці брейншторму, що складається з проблем і способів їх вирішення. Це можна зробити не лише за допомогою паперу або Google-таблиць, але й в таких додатках, як Miro або Notion. До речі, вони чудово виглядають на дзвінках у Zoom або Google Meet.

Якщо тобі хочеться фіксувати результати обговорення на папері, за цим посиланням ти можеш завантажити шаблон матриці брейншторму, яку ми для тебе підготували.

Кількість проблем і способів вирішення залежить від цілей бізнесу та креативності команди. Так, завдяки цій структурі у хлопців буде чітке розуміння, що потрібно зробити і що для цього варто використовувати.

Особливо ефективним застосування матриці буде, якщо кожен спочатку самостійно заповнить таблицю протягом 5-10 хвилин, а потім ці пропозиції будуть винесені на загальне обговорення. В ході дискусії команда зможе вибрати найкращі ідеї, разом побрейнштормити, зважити всі «за» і «проти», а потім зафіксувати оптимальні рішення.

Правильна відповідь потребує правильного питання

Іноді учасників брейншторму потрібно підбадьорити, залучити до процесу або мотивувати продовжити думку. У таких випадках добре працюють питання на кшталт «Зачем?» і «А що, якщо…?». Ти задаєш тон спілкуванню, і люди підтягуються — все в твоїх руках.

По яких критеріях оцінюємо?

На тому етапі, коли у команди буде список ідей, між ними доведеться вибирати. Тут-то й знадобиться список моментів, за якими можна відсіяти здійсненні і нереалізовані задумки.

Коли заздалегідь знаєш, скільки грошей є для проекту, до яких людей варто звертатися, а до яких — ні, які інструменти неможливо використати, які ризики можуть виникнути і т.д., в потоці брейншторму легше спуститися з небес на землю і підготувати реальний план замість переліку ілюзій.

А що у інших?

Ніхто не сперечається, що арбітраж — напрямок специфічний і вимагає нестандартних рішень. Водночас інколи корисно вивчити рішення суміжних або зовсім інших сфер бізнесу і адаптувати їх під себе.

Кажемо критиці: «СТОП»

Мастодонти афіліатки люблять повторювати: «Не чіпай, поки працює». З людьми подібна історія — поки несе потік креативу, не стримуй учасників дискусії і не критикуй їх навіть за божевільні ідеї. Нехай всі висловляться — інколи те, що нам здається абсурдним, іншим приносить результати.

Критика ідей відбиває мотивацію до творчості і бажання пропонувати, тому будьте обережні на поворотах, бережіть психіку колег і ставтесь до них з повагою.

Конфлікти — це не страшно

Американський автор п’яти бестселерів з управління бізнесом Патрік Ленсіоні в своїх книгах пропагує, що суперечки під час нарад і брейнштормів — це must have. І він правий: коли люди не бояться висловлюватися, відстоювати свою точку зору і при цьому не переживають, що образять колег, для бізнесу це набагато ефективніше, ніж ілюзія миру та згоди.

Якщо співробітники не бачать сенсу озвучувати ідеї, вони:

а) не залучені до роботи над проектом на 100%;
б) приховують потенціал, і з поля зору керівництва йде щось дійсно важливе;
в) не готові брати відповідальність за результат.

Це якщо дуже коротко, проблем насправді набагато більше. Ми ж рекомендуємо не погіршувати ситуацію і не повторювати помилки босів, які різко критикують підлеглих.

Навпаки: почутий спеціаліст відчуває себе важливим і необхідним команді, а значить — стане активніше пропонувати і працювати з більшою віддачею.

Голодний співробітник = непотрібний співробітник

Якщо брейншторм затягнувся і в очах колег читається: «скоріше б вже був обід», змилуйся і відпусти їх на півгодинки попити кави або поїсти. Нічого страшного не станеться, якщо ви повернетесь до питань пізніше.

Людям потрібно відпочивати, творити до безкінечності вони не можуть, а з ситим шлунком думати легше. Голод не дає результатів, ми перевіряли :(.

Що не записано, того не було

Місія не буде вважатися виконаною, якщо за підсумками брейншторму немає брифу за обговореннями і розподілом завдань. Все, що не записується і не дублюється в робочі чати, автоматично забувається одразу після зустрічі.

Поки колеги були на миті, їхні месенджери розривалися і вимагали уваги, тому, ймовірно, першим ділом після зустрічі вони відволікатимуться на задачі. Отже, короткий конспект колу у закріпленому повідомленні убезпечить від нелепих відмовок на кшталт: «А я не пам’ятаю».

Логічно, що цю задачу повинен взяти на себе модератор — так і людям спокійніше, і задача гарантовано буде виконана.

А поговорити? ?

Великий спокуса закінчити брейншторм на попередньому етапі, однак це ще не все :). Не полінуйся і зберись із командою для зворотного зв’язку. Так ти визначиш, що їм сподобалося на брейнштормі, а що не було ок. Робота над помилками не завадить, а, скоріше, зробить обговорення в майбутньому якіснішими і ефективнішими.

Факап, який зруйнує все

Найжорстокіше, що можна зробити під час брейншторму, окрім критики ідей, — це хвалити тільки того, чию ідею схвалили. Це помилка, яка вбиває в колективі бажання ділитися власним баченням. Будь добрішим, подякуй кожному за особистий внесок — і людям приємніше, і конкуренції в команді менше.

І наприкінці…

Брейншторм — це завжди про кількість ідей. Однак, незважаючи на те, що їх багато, вони повинні перерости в якість. Відповідальний підхід, контроль процесу та правильні висновки зроблять свою справу і приведуть до потрібних результатів. Бажаємо більше хороших ідей і процвітання твоєму бізнесу :).