Чи вистрілить проєкт, створений швидкоруч? Можливо. Чи реально зробити так, щоб він тривало й успішно працював без комунікації з колегами і розуміння, що далі? Однозначно ні. Хочеш розвивати бізнес — проводь стратсесії. Що це таке, кого на них залучати і що робити, щоб отримати потрібні результати, розбираємось нижче.

Стратсесія — це зустріч, на якій співробітники компанії складають спеціальний набір рішень для досягнення довгострокових цілей бізнесу. Її ініціатором, як правило, стає власник компанії.

Під час стратсесії керівництво, хеди, тімліди та провідні працівники визначають, у якому стані зараз компанія і що потрібно, щоб підвищити її показники. Таким чином, стратсесія допомагає відповісти на 2 питання: «Чого хоче досягти бізнес?» і «Що для цього зробити?».

Подібні наради потрібні ще й для:

• уникнення проблем у комунікації між різними відділами та їх керівниками;
• виявлення сильних і слабких сторін бізнесу, щоб у майбутньому уникнути недоліків;
• розробки та впровадження корпоративної культури компанії;
• спільного пошуку рішень актуальних проблем;
• створення roadmap, який допомагає орієнтуватися в тому, що робити для покращення результатів.

Як організувати стратсесію

Частота проведення стратегічних сесій залежить від масштабів бізнесу. Наприклад, у великих компаніях можна організовувати подібні зібрання раз на півроку або рік. Але в умовах такого динамічного ринку, як affiliate, важливо проводити актуалізацію довгострокової стратегії частіше – раз на 3-4 місяці або при різкому штормі ринку.

Почати варто з того, щоб зрозуміти, з чим потрібно розібратися і фахівці яких напрямків з цим впораються. Якщо ми говоримо про розробку глобального бізнес-плану, наприклад, для партнерської програми, збираються CEO, COO, CFO, CMO, Head of Affiliates, щоб оцінити ситуацію з різних сторін і внести релевантні пропозиції. А якщо про створення, наприклад, маркетингової стратегії — можна зібрати відповідний відділ і пару співробітників-лідерів з релевантним досвідом.

Наступний крок — запланувати дату і час зустрічі. Попередь учасників про майбутню подію заздалегідь, оптимально – за один-два тижні, щоб у них було достатньо часу підготуватися і не говорити фрази на кшталт «вибачте, не пам’ятаю, я в шаленому режимі».

Ще одне твоє завдання як керівника — потурбуватися про порядок денний і створення плану, за яким команда рухатиметься в процесі дискусії. Продумай, скільки приблизно часу повинно піти на обговорення кожного питання. Це потрібно, щоб говорити по суті, а не перетворювати розмову на обговорення останніх трендів TikTok (якщо, звісно, ви не плануєте запускати там рекламну кампанію).

Завантажити чек-лист з підготовки до стратсесії ти можеш за посиланням.

Оскільки стратсесія передбачає серйозну і тривалу роботу, вона не обмежується коротким дзвінком, а займає один або два дні, тож кожному має бути комфортно відійти від своїх основних завдань.

Обов’язково заплануй час на обід і кава-брейки, щоб люди могли зробити паузу, відпочити та налаштуватися на роботу.

До розкладу стратсесії також обов’язково потрібно включити годинку-дві на те, щоб підбити підсумки та виділити ключові моменти.

Також визначся, що в підсумку необхідно отримати від зустрічі. Це можуть бути:

• розписані завдання для різних відділів з чіткими дедлайнами;
• список ідей і конкретні завдання з відповідальними за реалізацію;
• варіанти для автоматизації робочих процесів;
• розуміння, які результати повинні бути отримані для досягнення глобальної цілі бізнесу;
• KPI, що слугують орієнтиром для компанії в найближчій перспективі тощо.

Для стратсесії знадобляться звіти про виконану роботу та інші дані і матеріали, де зафіксовано поточний стан справ. Буде доречно зібрати інформацію про те, що роблять конкуренти. Можливо, вони десь сильніші і є сенс обговорити це на зустрічі, щоб або перейняти досвід, або виділити недоліки і не допускати їх у себе.

На цьому етапі здійснюється ще й загальна підготовка до зустрічі. Вибери місце для стратсесії і визнач, що на зустрічі знадобиться учасникам і тобі особисто. Це можуть бути: інтерактивна дошка, запас води, роздаткові матеріали, ручки, маркери, аркуші тощо. Далі збираєш все за списком і ставиш галочки :). Як варіант, можна провести зустріч не в офісі, а в коворкінгу або спеціально орендованому приміщенні. Так буде навіть продуктивніше, оскільки допоможе змінити обстановку і не відволікатися на стандартну рутину.

На останньому етапі підготовки ще раз переконайся, що кожен з учасників обізнаний про майбутню стратсесію і розуміє, навіщо на неї приходити. Доречно поділитися з командою порядком денним зустрічі — цілком можливо, дехто з колег прийде вже з готовими пропозиціями.

День X: як не витрачати час даремно

Підготуй презентацію. Вона допоможе забезпечити візуальний контакт з учасниками та утримувати їхню увагу протягом зустрічі. Зустріч може проводити як власник компанії, так і координатор. Для власника це чудова можливість поринути в брейншторм і пропонувати ідеї разом з командою, в той час як ведучий буде контролювати таймінг і направляти учасників у потрібне русло. Іноді на стратсесію залучають консультантів: якщо бізнес розуміє, що без додаткової допомоги він не впорається, то чому б і ні? Запрошувати когось ззовні чи ні, вирішувати компанії.

На обговоренні не буде зайвим попросити учасників вимкнути телефони і не відволікатися на переписки або перегляд соцмереж. Також важливо дотримуватися встановленого розкладу, не відходити від обговорених тем і фіксувати прийняті рішення. Обов’язково проговори з колегами, як і коли буде контролюватися виконання завдань, озвучених на зібранні.

Якщо в ході дискусії вдалося виявити додаткові проблеми або неочевидні моменти, їх також варто відзначити, винести на обговорення і разом знайти рішення. У жодному разі не варто кепкувати і критикувати учасників за їхні думки та ідеї. Атмосфера під час стратсесії повинна бути комфортною і налаштовувати на те, щоб люди сміливо пропонували, а не чекали, коли все закінчиться.

Деякі компанії доповнюють такі зустрічі тімбілдингом. Ми не вважаємо це обов’язковим, але вважаємо, що це чудовий спосіб трохи розрядити обстановку і налагодити взаємини між колегами.

Ближче до кінця зустрічі необхідно записати сказане, підбити підсумки і зафіксувати, хто відповідальний за конкретні завдання. Знову ж, буде доречно оформити результати стратсесії в презентацію, поширити її в робочих чатах і ще раз нагадати, що обговорене повинно бути виконано. Щоб команда не загубилася в рутині і не забула про задачі, організуй додаткові збори, на яких ви обговорите, що вдалося реалізувати і до чого це призвело. Можливо, якийсь пункт потрібно буде скоригувати, а від чогось і зовсім відмовитися.

Підсумовуючи, відзначимо, що зараз дійсно можна вирішити багато питань онлайн і не випадати на кілька днів з процесів. Водночас стратсесії та спільні брейншторми незамінні для розвитку бізнесу. Тож вкладайся в підготовку, а результати вже підтягнуться 🙂